Как вести учет газетной продукции в казенном учреждении?

Здравствуйте. Казенное учреждение оформило и оплатило (100%) годовую подписку на журналы и газеты для библиотечного фонда, кроме одного экземпляра журнала, который передается в другое подразделение. Поставщик ежемесячно выставляет акт на определенное количество журналов и газет. В учетной политике закреплено, что стоимость периодики по мере поступления ежемесячно списывается на 40120 226 в корреспонденции со счетом 30226 с одновременным отражением на счете 23 (кроме газет и одного экземпляра журнала). В конце года газеты приходуются на 23 счет комплектом. При этом бухгалтер делала следующее: количество газет и их стоимость в приходном ордере не отражала, а увеличивала на это число в суммовом выражении один из журналов; 1 экземпляр журнала для другого подразделения не отражала в количественном выражении, а его стоимость оставляла, таким образом завышая цену в 2 раза второго экземпляра. Получалось, что цена по акту и приходному ордеру совпадает. Считаю данные действия неправомерными, в связи с чем прошу разъяснить: 1. как учитывать стоимость газет ежемесячно до формирования комплекта? 2. можно ли экземпляр журнала для другого подразделения учитывать без открытия дополнительного забалансового счета?